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DATEV-Lösungen zum Auftragswesen: ein runder Prozess

Das Geld kommt nicht von selbst aufs Konto – erst müssen Rechnungen gestellt werden. Wer die richtige Software nutzt, hat durch abgestimmte Abläufe in der Auftragsbearbeitung vom Angebot bis zum Zahlungseingang weniger Arbeit.

Autor: Julia Mat­tausch


Wer noch Microsoft Office oder ähn­liche Soft­ware ein­set­zt, ken­nt das Prob­lem: Die manuelle Erfas­sung jedes einzel­nen For­mu­la­rs, vom Ange­bot über den Liefer­schein bis zur Rech­nung, ist fehler­an­fäl­lig und aufwendig. Aus Zeit­man­gel wird das Schreiben von Rech­nun­gen deshalb immer wieder aufgeschoben – zulas­ten der Liq­uid­ität. Jet­zt bietet DATEV zwei weit­ere Pro­duk­te zur Auf­trags­bear­beitung: Die Cloud-Lösung DATEV Auf­tragswe­sen online und die lokal instal­lier­bare Soft­ware DATEV Mit­tel­stand com­pact pro. Sie erlauben Unternehmern, deren Buch­führung der Steuer­ber­ater erstellt, durchgängiges prozes­sori­en­tiertes Arbeit­en. In bei­den Lösun­gen sind die Belegvor­la­gen optisch an den Fir­me­nauftritt anpass­bar. Der Unternehmer bes­timmt, wo sein Logo ste­ht und wie der Beleg aufge­baut ist. Die Posi­tion von Adresse und Tex­ten lässt sich genau fes­tle­gen. Ist die Bel­e­gart definiert, ste­ht sie bei der Belegerfas­sung automa­tisch als Vor­lage zur Ver­fü­gung, kann bei Bedarf aber jed­erzeit geän­dert wer­den.

Leichter Rech­nun­gen stellen. Die Erfas­sung der Belege ist ein­fach. Kun­de­nadresse, Artike­lin­for­ma­tio­nen und die Textvor­la­gen sind im Sys­tem hin­ter­legt. Auf diese Dat­en wird beim Schreiben des Belegs zuge­grif­f­en. Kun­den sind in den Stam­m­dat­en hin­ter­legt, der Rech­nungsempfänger wird bei der Belegerfas­sung gewählt. Artikel erfasst der Anwen­der im Beleg­for­mu­lar. Neu erfasste Artikel lassen sich aus dem Beleg direkt in die Artikel­stam­m­dat­en übernehmen. Ein­leitungs- und Abschlusstexte wer­den in den Textvor­la­gen hin­ter­legt und passend zum Beleg­typ angezeigt. Erteilt der Kunde einen Auf­trag, lässt sich das Ange­bot inklu­sive Artikel- und Adress­dat­en in den näch­sten logis­chen Beleg übernehmen: Durch einen Klick auf die Funk­tion „Beleg weit­er­führen“ wählt der Anwen­der aus, ob die Auf­trags­bestä­ti­gung, der Liefer­schein oder die Rech­nung fol­gen soll. Durch einen Klick auf den But­ton „Verkauf“ zeigt die Belegüber­sicht, welche und wie viele Ange­bote angenom­men wur­den oder welche Rech­nun­gen noch offen sind. Sie informiert über Bel­e­gart, Beleg­num­mer, Kun­den­num­mer, Kun­den­beze­ich­nung, Beleg­da­tum, Liefer­da­tum, Net­to- und Brut­to­summe sowie darüber, ob der Beleg bere­its gedruckt und an den Steuer­ber­ater übergeben wurde. Außer­dem zeigt sie den Sta­tus offen, erledigt oder abgelehnt an. Der Nutzer kann fil­tern, welche Belege die Über­sicht zeigt. Selek­tiert wird zum Beispiel nach Sta­tus, Zeitraum und Bel­e­gart. Die Schnell­suche erle­ichtert das Find­en von Bele­gen nach Beleg­num­mer, Kun­den­num­mer oder Kun­den­name. So sieht der Unternehmer etwa gle­ich, bei wem Rech­nun­gen offen sind. Im DATEV Auf­tragswe­sen online kann er auch noch zwis­chen der Lis­ten- und der Galeriean­sicht wech­seln. Die Galeriean­sicht zeigt Abbil­dun­gen der Belege, in denen er blät­tern kann.

Stets die Über­sicht behal­ten.Eine Kon­trolle der Absatz- und Umsatz­zahlen erlauben die Auswer­tun­gen. Sie informieren über Kun­den und Artikel nach Absatz- sowie nach Umsatz­zahlen und für bes­timmte Zeiträume. Ein­fach den Hak­en bei „Ver­gle­ich­szeitraum“ set­zen und das Datum eingeben. Der Anwen­der sieht so, ob ein bes­timmter Artikel noch genau­so gut oder schlecht läuft wie im Vor­jahr. Opti­miert ist die Bere­it­stel­lung der Belege für den Steuer­ber­ater. Sie wer­den entwed­er via Belegver­wal­tung in Unternehmen online als dig­i­tales Beleg­bild geliefert oder mit Buchungsin­for­ma­tio­nen zum Beleg über das Rech­nungsaus­gangs­buch weit­ergegeben. So erhält die Kan­zlei schnell die dig­i­tal­en Aus­gangs­belege zur Erstel­lung der Buch­führung ihrer Man­dan­ten. Es muss lediglich die gewün­schte Vari­ante eingestellt wer­den. Der Beleg ist mit einem Klick in Belegver­wal­tung und Rech­nungsaus­gangs­buch hin­ter­legt. Mit DATEV Mit­tel­stand com­pact pro ist auch die Über­gabe der Rech­nun­gen in Papier­form möglich. In weni­gen Schrit­ten wer­den mit der DAT­EV-Soft­ware so Rech­nun­gen geschrieben, archiviert, aus­gew­ertet und an den Steuer­ber­ater weit­ergegeben.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 02/2012

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