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Umsatzsteuernachschau – immer freundlich bleiben

Kontrollmitteilung, hoher Vorsteuerabzug, ungenaue Voranmeldung – und schon steht ein Umsatzsteuerprüfer vor der Tür. Am besten hält diesen Stress mit dem Finanzamt aus, wer sich bereits im Vorfeld auf eine solche Situation vorbereitet.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Wern­er Huber erin­nert sich noch gut an den 3. Juli 2012: Unver­mit­telt standen mor­gens Mitar­beit­er des Finan­zamts im Ein­gang sein­er Solemio Ser­vice GmbH in Vogts­burg-Achkar­ren am Kaiser­stuhl. „Sie kamen zur Umsatzs­teuer­nach­schau“, sagt der Elek­trotech­niker, der sich auf Foto­voltaikan­la­gen spezial­isiert hat. Seine Fir­ma stellt Net­torech­nun­gen mit Hin­weis auf Para­graf 13b im Umsatzs­teuerge­setz aus, die Steuer­schuld liegt beim Auf­tragge­ber. „In einem Fall hat­ten Fehler bei unserem Kun­den zu ein­er Kon­trollmit­teilung geführt“, so Huber. Die Beamten woll­ten prüfen, ob alle Angaben auf seinen Rech­nun­gen stim­men. „Die Nach­schau endete damit, dass wir Kor­rek­turen vornehmen mussten, son­st war alles in Ord­nung“, berichtet der Unternehmer erle­ichtert.

Suche nach Ungereimtheit­en So etwas ist kein Einzelfall und für jeden Fir­menchef eine Schreck­ensvi­sion: Kon­trolleure des Finan­zamts ste­hen plöt­zlich im Büro, durch­stöbern alle für die Umsatzs­teuer rel­e­van­ten Dateien, Unter­lagen und Geschäftspa­piere. Sie wollen klären, ob die Angaben in der Voran­mel­dung kor­rekt sind. Bei Ungereimtheit­en dro­hen deut­liche Umsatzs­teuer­nachzahlun­gen. Schlimm­sten­falls schließt sich naht­los ein Steuer­strafver­fahren an. Angesichts dieses Risikos sollte jed­er Unternehmer sich frühzeit­ig mit den Details der Nach­schau befassen und auf den Fall ein­er Kon­trolle vor­bere­it­en, indem er mit seinem Steuer­ber­ater die Rechte und Pflicht­en sowie die kor­rek­te Verhaltens­weise bespricht.

„Die Finanzbeamten nehmen beson­ders oft Fir­men­grün­der ins Visi­er, die in der Start­phase teure Anschaf­fun­gen ausweisen“, erk­lärt Patrick Spohn, Pro­fes­sor für nationales und inter­na­tionales Steuer­recht an der Hochschule Pforzheim. Weil ihren hohen Aufwen­dun­gen in der Regel nur ver­gle­ich­sweise geringe Ein­nah­men gegenüber­ste­hen, erhal­ten Jun­gun­ternehmer automa­tisch große Erstat­tun­gen. „In diesen Fällen gilt es zu ermit­teln, ob der Vors­teuer­abzug berechtigt ist“, betont Bern­hard Brehm, Pro­fes­sor für Umsatzs­teuer und Ver­fahren­srecht an der Hochschule für öffentliche Ver­wal­tung und Finanzen Lud­wigs­burg. Das bedeutet: Die Kon­trolleure wollen her­aus­find­en, ob die Fir­ma tat­säch­lich existiert und die Wirtschafts­güter betrieblich genutzt wer­den. Um Zweifel auszuschließen, soll­ten Exis­ten­z­grün­der deshalb bere­its präven­tiv im Vor­feld erläutern, wofür die Wirtschafts­güter gebraucht wer­den.

Umsatzsteuernachschau

Auf diese Punk­te acht­en die Finanzbeamten beson­ders genau


Exis­ten­z­grün­dung: Hat ein neues Unternehmen tat­säch­lich so viele Anschaf­fun­gen, dass die gel­tend gemacht­en Vors­teuer­abzüge gerecht­fer­tigt sind?
Ein­ma­lig hoher Vors­teuer­abzug: Worauf ist ein mas­siv­er Auss­chlag nach oben zurück­zuführen?
Regelmäßig hoher Vors­teuer­abzug: Warum fall­en kon­tinuier­lich so hohe Aus­gaben an?
Umsatzs­teuer­freie Aus­fuhren: Gehen tat­säch­lich so viele Waren in entsprechende Drit­tlän­der?
Keine Rech­nungsstel­lung: Recht­fer­ti­gen die zugrunde liegen­den Sta­tis­tiken oder Auszahlung­spro­tokolle hohe Über­weisun­gen ohne Rech­nung?
Zweifel­hafte Rech­nun­gen: Existieren die Absender, sind sie unternehmerisch tätig, kön­nen sie die in Rech­nung gestell­ten Leis­tun­gen über­haupt erbracht haben?
Fehler bei der Umsatzs­teuer: Lassen sich Fehler durch Kon­trollmit­teilun­gen an andere Finanzämter klären, etwa bei Betrieben der Bau- oder Aus­baubranche, die Rech­nun­gen nach Para­graf 13b Umsatzs­teuerge­setz erstellen?


Zutritt kaum zu ver­weigern Oft gibt es eine Nach­schau, weil der Leis­tungsempfänger nach Para­graf 13b Umsatzs­teuerge­setz die Umsatzs­teuer schuldet. Nach dieser Regelung wird der Empfänger ein­er Bauleis­tung zum Umsatzs­teuer­schuld­ner, soweit er selb­st gewerblich in der Branche tätig ist. Passieren – wie bei Solemio – Fehler auf der Gegen­seite, besuchen die Finanzbeamten bei­de Parteien. „Auch Kon­trollmit­teilun­gen ander­er Finanzämter lösen oft eine Nach­schau aus“, weiß Brehm. Sie wer­den etwa ver­schickt, falls die reg­uläre Außen­prü­fung bei einem Geschäftspart­ner falsche Angaben offen­bart. Außer­dem wer­den die Kon­trolleure auf­grund von Auskun­ft­ser­suchen ander­er Finanzämter oder bei Amt­shil­fe ander­er EU-Mit­glied­staat­en los­geschickt.

Zu den üblichen Geschäft­szeit­en kön­nen Prüfer jed­erzeit vor der Tür ste­hen. „Der Unternehmer darf ihnen rein rechtlich zwar zunächst den Zugang ver­weigern. Prak­tisch bleibt ihm aber nichts anderes übrig, als sie bei ihrer Arbeit zu unter­stützen“, sagt Spohn. Son­st set­zt er sich dem Ver­dacht der Steuer­hin­terziehung aus. Vorzule­gen sind alle umsatzs­teuer­rel­e­van­ten Aufze­ich­nun­gen, Büch­er, Geschäftspa­piere, E‑Rechnungen und Dateien des laufend­en Jahres. Mit­nehmen dür­fen die Beamten ohne Ein­willi­gung des Fir­menchefs aber nichts. Auch die Pri­vat­sphäre bleibt gewahrt – Zutritt zur Woh­nung haben sie nur im Aus­nah­me­fall. Mitar­beit­er dür­fen sie nur mit Zus­tim­mung des Unternehmers befra­gen. Er hat das Recht, einen Recht­san­walt oder Steuer­ber­ater hinzuzuziehen. Bere­its vor dessen Ein­tr­e­f­fen dür­fen die Finanzbeamten aber mit der Umsatzs­teuer­nach­schau begin­nen.

Anlass für Son­der­prü­fung Sobald der Prüfer in den Unter­la­gen einen Fehler ent­deckt, fol­gt in den meis­ten Fällen sofort eine Umsatzs­teuer­son­der­prü­fung. „Zwar müssen die Beamten darauf schriftlich hin­weisen, sie kön­nen aber naht­los damit starten“, erk­lärt Pro­fes­sor Brehm. Während Außen­prü­fun­gen bis zu vier Wochen vorher angekündigt wer­den, hat der Fir­menchef bei dieser Umsatzs­teuer­son­der­prü­fung also keine Chance, sich vorzu­bere­it­en. Das ist das Ziel: Er soll keine Unter­la­gen ver­nicht­en kön­nen. Das Ver­fahren selb­st hat es in sich: Die Kon­trolleure nehmen die ganze Buch­führung der ver­gan­genen Jahre und alle Rech­nun­gen inklu­sive der jew­eili­gen Beträge bis zur Nutzung einzel­ner Betrieb­smit­tel unter die Lupe. Wenn daraus hohe Nachzahlun­gen resul­tieren, unter­stellt das Finan­zamt schlimm­sten­falls Steuer­hin­terziehung.

Auch bei Wern­er Huber fol­gte auf die Nach­schau eine Außen­prü­fung. Sie blieb für ihn als kor­rek­ten Unternehmer aber weit­ge­hend fol­gen­los: „Trotz der Akri­bie der Finanzbeamten hat­ten wir keine hohen Nachzahlun­gen.“


Checkliste

Das ist bei Kon­trollen wichtig


  • Besuchs­grund: Lassen Sie die Prüfer dar­legen, aus welchem Anlass und auf­grund welch­er rechtlichen Grund­lage sie da sind.
  • Besuch­szeit: Erlauben Sie den Beamten nur zu den üblichen Geschäft­szeit­en den Ein­tritt in die betrieblichen Räume.
  • Berater­hil­fe: Informieren Sie sofort Ihren Steuer­ber­ater oder Recht­san­walt und bit­ten Sie ihn um Unter­stützung.
  • Beweise: Hal­ten Sie Unter­la­gen bere­it, mit denen sich kom­plexe Sachver­halte klären lassen. Falls Sie beispiel­sweise eine teure Kam­era nur für betriebliche Zwecke nutzen, hil­ft es, den Auss­chluss der pri­vat­en Nutzung zu doku­men­tieren. Das kön­nen Sie etwa tun, indem Sie dem Kon­trolleur einen Beleg für eine Kam­era gle­ich­er Güte in Pri­vatbe­sitz vor­legen.



Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 04/2013

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