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Geschenke – komplizierte Spielregeln

Bei Präsenten an Geschäftspartner schaut das Finanzamt immer ganz genau hin. Nur wer Höchstgrenzen und Dokumentationspflichten exakt einhält, kann seine Kosten für die kleinen Aufmerksamkeiten steuermindernd absetzen.

Autor: Ange­li­ka Knop


Ab Sep­tem­ber startet bei der Fa-Ro Mar­ket­ing GmbH die Wei­h­nachtsvor­bere­itung. Dann begin­nen die Kreativ­en der Münch­n­er Full-Ser­vice-Agen­tur, an einem orig­inellen Geschenk für ihre Geschäftspart­ner zu tüfteln. „Wir haben noch nie etwas Fer­tiges gekauft“, so Inhab­er Falko von Schweinitz. „Denn das Präsent soll ja nicht nur Freude machen, son­dern auch zeigen, wie wir tick­en.“ Es gab schon ein lit­er­arisches Mem­o­ry und ein Glos­sar mit allen wichti­gen Wer­be­be­grif­f­en. Begeis­tert aufgenom­men wurde das Spiel „Die Agen­tur“: Als Vor­lage für das Spiel­brett dien­ten die eige­nen Büroräume, gewon­nen hat­te nach Wür­feln und Begrif­fer­at­en, wer die meis­ten Grafik­er, Konzep­tion­er und Tex­ter besaß. Trotz hochw­er­tiger Gestal­tung und liebevoller Details sind die Kosten für diese kleinen Aufmerk­samkeit­en immer über­schaubar, weil die Präsente im Barter­han­del entste­hen. Fa-Ro liefert die Idee, Druck­erei und Buch­binderei steuern ihre Arbeit bei. So bekom­men alle Part­ner für wenige Euro ein einzi­gar­tiges Geschenk für Kun­den und Geschäftspart­ner.

Im Rah­men bleiben sollen die Kosten auch, damit sie prob­lem­los steuer­min­dernd abge­set­zt wer­den kön­nen – was nicht automa­tisch der Fall ist. Viele Unternehmer wis­sen näm­lich nicht, dass für Präsente beson­dere Regeln gel­ten. Während andere Wer­bungskosten, von der Kleinanzeige bis zum repräsen­ta­tiv­en Fir­men­wa­gen, rel­a­tiv ein­fach als Aufwen­dung gel­tend gemacht wer­den kön­nen, gibt sich der Fiskus bei Geschenken streng: Nur bis zu 35 Euro pro Empfänger erken­nt er im Jahr als gewin­n­min­dernd an. Jed­er Cent zu viel führt dazu, dass sämtliche Präsente an diese Per­son nicht abziehbar sind – wed­er bei den Betrieb­saus­gaben noch bei der Vors­teuer. Außer­dem ver­langt das Einkom­men­steuerge­setz, dass die Buch­hal­tung die Aus­gaben auf ein sep­a­rates Kon­to bucht und eine Liste der Empfänger führt.

Aus­nah­men für Streuar­tikel Eine Aus­nahme gilt nur für soge­nan­nte Streuwer­beartikel im Wert von bis zu zehn Euro. Wer auf ein­er Messe also Luft­bal­lons oder Kugelschreiber mit seinem Fir­men­l­o­go verteilt, muss sich nicht die Namen der Standbe­such­er auf­schreiben. Um sich die Doku­men­ta­tion zu ers­paren, bleiben Unternehmen daher auch bei Wei­h­nacht­spräsen­ten gern unter der Zehn-Euro-Gren­ze. Viele Finanzämter akzep­tieren das. Aber nicht alle. „Bei einem prax­is­na­hen Betrieb­sprüfer haben Sie sich­er kein Prob­lem“, so Man­fred Schlöss­er vom Pro­mo­tion­al Present Ser­vice Insti­tute (PSI) in Mainz. „Aber es gibt ja auch prax­is­ferne Zeitgenossen.“ Er erin­nert sich an einen Fall, in dem das Finan­zamt vom Unternehmer die Namen von 2.000 Leuten erfahren wollte, an die er Schlüs­se­lan­hänger mit seinem Fir­men­l­o­go ver­schenkt hat­te – für den Stück­preis von rund zwei Euro. Wer also auf Num­mer sich­er gehen will, sollte Präsente unab­hängig vom Wert lieber sauber doku­men­tieren – mit Fotos von Artikel, Ver­pack­ung und Grußkarte. Es sei denn, sie wer­den tat­säch­lich sehr bre­it „gestreut“, beispiel­sweise von einem Pro­mo­tion­team in der Fußgänger­zone.

Prob­leme mit Com­pli­ance Rastal, Spezial­ist für Glas­de­sign, ‑pro­duk­tion und ‑deko­ra­tion im B2B-Bere­ich, hat sich auf die Vor­gaben eingestellt. Das Unternehmen in Höhr-Gren­zhausen bei Kon­stanz bietet Bestellern auf sein­er Web­seite einen Rech­n­er, mit dem sie Gefäß, Gravur und Kar­ton so wählen kön­nen, dass sie im Kosten­rah­men bleiben. „Unsere Kun­den ken­nen die Preis­gren­zen“, sagt die Kom­mu­nika­tionsver­ant­wortliche Sabine Sahm. „Was über den steuer­lichen Gren­zen liegt, wird kaum nachge­fragt.“ Rastal selb­st hat früher edle Gläser­sets ver­schenkt. Zum Beispiel „her­aus­ra­gen­des Design der ver­gan­genen Jahrzehnte neu inter­pretiert“, mit Swarovs­ki-Steinen und den­noch unter der 35-Euro-Gren­ze. Noch heute sieht Sabine Sahm diese guten Stücke bei Kun­den auf dem Schreibtisch. Aber die Verteilung hat man irgend­wann gelassen, weil immer mehr Mitar­beit­er von Han­dels­ket­ten oder Brauereien diese Geschenke nicht länger annehmen durften, weil sie sich nicht mit den neuen Com­pli­ance-Stan­dards ver­tra­gen. Denn auch das soll­ten Fir­menchefs bedenken, die etwas ver­schenken wollen: Über steuer­liche Rah­menbe­din­gun­gen kön­nen sie mit dem Steuer­ber­ater reden, um auf der sicheren Seite zu sein. Aber vor allem bei größeren und öffentlichen Kun­den sind Präsente unab­hängig vom Wert aus grund­sät­zlichen Erwä­gun­gen nicht gern gese­hen. Man muss damit rech­nen, dass sie zen­tral einge­sam­melt und für einen
guten Zweck ver­steigert wer­den.

Auch Fa-Ro Mar­ket­ing bedenkt nicht mehr alle Geschäftspart­ner. Die Agen­tur betreut unter anderem Öffentlichkeit­sar­beit und Ver­anstal­tun­gen für städtis­che Refer­ate und Fir­men, deren Mitar­beit­er stren­gen Anti-Kor­rup­tion­sregeln unter­liegen. Geschenke über 15 Euro sind nicht erlaubt. Und weil der Wert der Fa-Ro-Präsente ja nicht mal eben im Laden ver­glichen wer­den kann, gab es dann Verun­sicherung und Rück­fra­gen. Ganz ein­stellen will Falko von Schweinitz die Aktion aber derzeit nicht. „Dafür macht es uns und unseren Part­nern zu viel Freude.“


Checkliste

Das müssen Sie über die steuer­liche Behand­lung von Geschenken wis­sen


1. Geschäftspart­ner:
Präsente an Betrieb­s­fremde kön­nen Fir­men nur begren­zt als Aus­gabe abset­zen. Sie müssen sie auf ein Extrakon­to buchen und Lis­ten der Beschenk­ten führen. Außer­dem dür­fen sie pro Empfänger und Jahr max­i­mal 35 Euro aus­geben – net­to bei Vorsteuer­abzug, son­st brut­to. Streuwer­beartikel im Wert von bis zu zehn Euro (net­to bei Vors­teuer­abzug) sind unbe­gren­zt abset­zbar. Bei diesen Werbe­mit­teln, die – etwa auf Messen – viele Men­schen erre­ichen und so die Bekan­ntheit des Unternehmens steigern, müssen die Empfänger nicht notiert wer­den. Steuern: Wenn der Schenk­ende keine Pauschal­steuer in Höhe von 30 Prozent plus Soli und Kirchen­s­teuer entrichtet, muss der Beschenk­te die Zuwen­dung ver­s­teuern. Die Pauschalierung gilt für alle Geschenke eines Wirtschaft­s­jahres.

2. Mitar­beit­er:
Präsente an die eige­nen Arbeit­nehmer kann das Unternehmen als Betrieb­saus­gabe abziehen. Steuern: Ist ein Geschenk mehr wert als 40 Euro, muss es der Empfänger ver­s­teuern. Oder der Arbeit­ge­ber zahlt 25 Prozent Pauschal­s­teuer. Kom­pliziert wird es, wenn der Chef die Geschenke beispiel­sweise bei ein­er üppi­gen Feier verteilt. Dann dür­fen das Präsent sowie der auf den Mitar­beit­er ent­fal­l­ende Anteil der Ver­anstal­tungskosten brut­to zusam­men nicht mehr als 110 Euro aus­machen, son­st wer­den Steuern fäl­lig.

3. Gegen­leis­tun­gen:
Geschenke sind Zuwen­dun­gen ohne Gegen­leis­tung. Für Wer­beprämien, Zugaben, Incen­tives oder Boni gel­ten andere – oft gün­stigere – Regeln. Es lohnt sich also, mit dem Steuer­ber­ater in jedem einzel­nen Fall zu prüfen, ob es unbe­d­ingt ein Geschenk sein muss.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 04/2013

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